Для декабрьского события недостаточно сравнить фотографии залов и цену меню. Площадка должна выдержать весь сценарий вечера: встречу сотрудников, поздравление руководства, банкет, выступления, танцы и организованный отъезд. Чем раньше эти части собраны в одну схему, тем точнее бюджет и меньше изменений на финальной неделе.

Начните с реального состава гостей

Уточните не только общее число приглашённых, но и предполагаемую явку. Для компании до 100 человек важно заранее понять, сколько мест займут банкетные столы, нужна ли отдельная зона для руководителей, где разместятся ведущий, артисты и техническая команда. Запросите схему зала с размерами, а не ориентируйтесь только на заявленную вместимость.

Проверьте приватность площадки

Новогодний корпоратив выигрывает, когда на территории нет соседнего банкета и случайных посетителей. Уточните, какие пространства входят в аренду, кто имеет доступ к залу и территории, где встречают подрядчиков и можно ли спокойно провести закрытое награждение. Приватность влияет и на атмосферу, и на безопасность корпоративной информации.

Соберите сцену, столы и танцпол на одном плане

Попросите показать расположение сцены, экрана, акустики, фотозоны и танцпола одновременно. Если каждый элемент обсуждать отдельно, в день события проходы могут оказаться узкими, а часть гостей не увидит программу. Хорошая планировка сохраняет обзор и позволяет официантам работать без пересечения с выступающими.

Сравнивайте полную стоимость

В итоговый расчёт входят не только банкет и аренда. Проверьте время монтажа, уборку, гардероб, электрическую мощность, мебель, текстиль, пробковый сбор, питание подрядчиков и возможное продление. Запрашивайте единый перечень включённых услуг и доплат — тогда предложения разных площадок можно сравнить честно.

Короткий чек-лист организатора

  • вместимость при выбранной рассадке
  • закрытый формат без соседних событий
  • места для сцены, экрана и танцпола
  • время монтажа и завершения
  • полная смета с дополнительными услугами

Чтобы перейти от общего плана к конкретной схеме и смете, посмотрите подходящий формат Пушкинской Усадьбы и отправьте дату с предполагаемым количеством гостей.

Следующий материал по теме: Сценарий новогоднего корпоратива за городом: от welcome до финала. Все практические материалы собраны в журнале площадки.

Создадим событие,
которое хочется вспоминать